Het UBO-register: dit is wat je als ondernemer moet weten (en doen)

Misschien had jij er al iets over gehoord of heb je kort geleden een KvK envelop op de mat gehad met informatie over het UBO register. Dit artikel is dan ook bedoeld als opfrisser of - mocht je nog van niets weten - om je even bij te praten en meer achtergronden te geven bij het UBO register.

Meer dan 1,5 miljoen organisaties moeten namelijk hun UBO's inschrijven in het UBO-register. Maar wat is eigenlijk een UBO en waarom is er een UBO register gekomen? En belangrijk voor jou als ondernemer: moet jij je ook inschrijven in het UBO register? Lees snel verder...

Wat zijn UBO's?

UBO's zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Het gaat dan om die personen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een BV. Of mensen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een VOF of maatschap. Een organisatie kan dus 1 of meer UBO's hebben.

Waarom een UBO register?

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. Het draagt bij aan het voorkomen van fraude, witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Het UBO-register maakt transparanter wie belang heeft bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen mensen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter Nederlandse organisaties. Daarnaast kun je als ondernemer, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zaken doet. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.

Voor de volledigheid:

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden en heeft dus een eigen UBO-register. Dit is verplicht is vanuit Europese regelgeving, de vierde anti-witwasrichtlijn uit mei 2015 (Richtlijn EU) 2015/849). In Nederland is het UBO-register wettelijk geregeld in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit 2008.

UBO register - wat zijn voordelen?

Belangrijk voordeel voor jou als ondernemer is dat jij naar verwachting straks niet bij iedere afzonderlijke (financiële) instelling waar jij zaken meedoet, UBO informatie moet overleggen. Dat is vaak een vervelend en tijdrovend proces.

Zeker nu meer en meer instellingen regelmatig checks uit moeten voeren naar de uiteindelijke belanghebbende(n) van een organisatie, is het makkelijker en sneller dat deze informatie vanuit één bron komt. De verwachting is dat jij straks met een recent UBO KVK uittreksel direct aan die screeningsvraag vanuit de bank of financieel dienstverlener kan voldoen.

Voordeel voor de verschillende (financiële) instellingen die UBO checks uitvoeren is natuurlijk dat zij - op termijn - via directe toegang of indirect via een actueel UBO KvK uittreksel inzage krijgen in de UBO's bij een onderneming. Ook bij wijzigingen in de UBO situatie kan een snellere controle plaatsvinden. Met minder administratieve belasting voor de betrokken organisatie(s).

Moet jij ook UBO's inschrijven?

Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

• niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen (BV en NV's)

• stichtingen

• verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid

• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming

• onderlinge waarborgmaatschappijen

• coöperaties

• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen

• rederijen

• Europese naamloze vennootschappen (SE)

• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)

• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Geen opgaveplicht

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen opgaveplicht:

• eenmanszaken

• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen

• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen

• verenigingen van eigenaars

• rechtspersonen in oprichting

• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven

• publiekrechtelijke rechtspersonen

• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

• Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben ('branch offices') hoeven geen UBO's in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Kan je de UBO's van jouw organisatie al inschrijven?

Ja, sinds 27 september 2020 kunnen organisaties UBO's inschrijven. Als het goed is heb je hier als ondernemer al een brief van de Kamer van Koophandel over gekregen. Bestaande ondernemers schrijven de UBO's in met een online UBO-opgave. Heb je meerdere bedrijven? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen.

Voor bestaande rechtspersonen moet de inschrijving voor 27 maart 2022 gedaan zijn. De verantwoordelijkheid ligt bij de ondernemer/belanghebbende(n). Is de onderneming niet tijdig ingeschreven, dan kunnen bestuursrechtelijke en strafrechtelijke sancties worden opgelegd.

Ga je een nieuwe onderneming starten?

Je schrijft je startende organisatie en de UBO's direct in tijdens het registratieproces aan de KvK balie, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren. Je kunt de UBO's van je nieuwe organisatie niet online inschrijven. Het is een verplicht onderdeel om een KvK-nummer te krijgen. Er zijn geen extra kosten aan verbonden.

Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO's bekijken?

De KVK gaat zorgvuldig om met de gegevens van UBO's. De KVK verwerkt deze gegevens volgens de richtlijnen van de AVG. Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

• voor- en achternaam

• geboortemaand en –jaar

• nationaliteit

• woonland

• de aard en omvang van het belang

Wil je zelf deze UBO-gegevens inzien?

Dat kan door online een KVK uittreksel UBO-register te bestellen. Hiervoor heb je een toegangscode nodig die je eenvoudig kunt aanvragen. Het KVK uittreksel UBO-register is ook te bestellen via KVK Dataservice.

Een deel van de UBO-gegevens is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie) mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

UBO registratie is niet iets éénmaligs

Omdat het van belang is dat de UBO informatie up-to-date blijft, moet je na iedere wijziging - en pas nadat de wijziging van kracht is geworden - binnen 7 dagen de nieuwe UBO situatie doorgeven. Je kunt in de ook personen uitschrijven omdat ze geen UBO meer zijn.

Tip: plan jouw UBO registratie en bereid deze voor

Uit eigen ervaring weten we inmiddels dat de online inschrijving wel even wat tijd en voorbereiding vraagt. Die voorbereiding is nodig omdat jij tijdens het inschrijfproces niet tussentijds kan opslaan. Je moet het hele proces in één keer door.

De KvK helpt je bij de voorbereiding door duidelijk aan te geven welke informatie, documenten en verificaties jij moet doen. Afhankelijk van jouw UBO situatie moet je namelijk documenten (in pdf) kunnen uploaden waaruit de UBO situatie blijkt. Denk hierbij aan het kunnen uploaden van een of meerdere kopieën van een geldig identiteitsbewijs, een uittreksel aandeelhoudersregister of een notariële akte van oprichting.

Daarnaast moet je als UBO de aangeleverde stukken en correctheid bevestigen door middel van jouw DIGID, en een € 0,01 iDEAL betaling doen vanaf jouw privé-rekening. Zorg dat jij de inloggegevens van jouw DIGID weet (of gebruik de DIGID app) en - indien nodig - zorg ervoor dat jij de bank-reader voor de IDEAL betaling bij de hand hebt.

Nadat jij het proces hebt afgerond en de UBO opgave is ingediend, controleert de KVK de opgave. Jouw organisatie en de UBO's krijgen binnen 1 maand per brief een bevestiging of afwijzing van KVK.

Vragen?

Kijk voor meer informatie over het UBO register en antwoorden op de meestgestelde vragen op de UBO register sectie van de KvK. Deze vind je hier.

In English please

Here you can read the information in English (you are redirected to the Dutch Chamber of Commerce pages on 'UBO-register')

Bron: KvK